Как по-человечески вести деловую переписку

После пандемии многие компании перешли на удаленный или гибридный формат работы. Часто сотрудники раскиданы по всему миру и ведут служебные переписки в онлайне. В этой новой реальности появляется и новый диджитл-этикет. Кто-то, конечно, предпочитает вести переговоры вживую, однако переписка помогает фиксировать договоренности, поэтому у обоих способов есть свои достоинства.

Прежде, чем писать кому-то, сделайте ревизию вашего профиля в соцсетях, мессенджере или на почте. Убедитесь, что у вас установлена ли аватарка и указано настоящее имя. Добавьте в описание должность и название компании, чтобы человеку было проще понять, кто ему написал и стоит ли ему отвечать. И всегда представляйтесь, даже если думаете, что все вас знают: у человека может быть много переписок с разными Дарьями или Олегами.

Прежде, чем писать кому-то, сделайте ревизию вашего профиля в соцсетях, мессенджере или на почте. Убедитесь, что у вас установлена ли аватарка и указано настоящее имя. Добавьте в описание должность и название компании, чтобы человеку было проще понять, кто ему написал и стоит ли ему отвечать. И всегда представляйтесь, даже если думаете, что все вас знают: у человека может быть много переписок с разными Дарьями или Олегами.

За экраном и буквами сложно считать эмоции, но от этого они не становятся менее важными, когда речь идет о деловой переписке, поэтому подключайте свой эмоциональный интеллект. Если нужно, уточните, правильно ли вы поняли эмоции и отношение собеседника к конкретному вопросу и не додумываете ли вы. Можете предложить созвониться, чтобы проговорить что-то голосом и увидеть эмоции человека.

Также не пытайтесь показать слишком много эмоций: поменьше используйте восклицательные знаки, КАПС И АСАП, эмодзи. Такие сообщения вряд ли ускорят процесс, но точно будут раздражать собеседников.

В разных ситуациях уместен разный стиль коммуникации. Где-то окей обмениваться стикерами и ставить скобочки для иронии, а где-то нужно использовать уважительное обращение на Вы с большой буквы и учитывать культурные различия. Если вы пока не уверены, на какой стиль общения настроен собеседник, по умолчанию пишите в инфостиле: без канцеляризмов и сложных конструкций. Можете спросить собеседника, не против он или она перейти на «ты».

Заранее спрашивайте, удобно ли собеседнику прослушать голосовые сообщения, не пишите по выходным и в нерабочее время — вместо этого можно отправить отложенное сообщение.

А еще лучше уточняйте цифровые предпочтения клиентов и коллег. Не все любят звонки или предпочитают общаться только по электронной почте — и это нормально. Но учтите, что не всегда нужно подстраиваться под собеседника. Диалог — это возможность вам тоже сообщить о своих предпочтениях, а не злиться, что кто-то посмел отправить вам голосовое без предупреждение. Конечно, крупный клиент диктует условия, но с коллегами и сотрудниками можно попробовать договориться и найти подходящий всем формат коммуникации.

Не забывайте вычитывать свои сообщения перед отправкой, чтобы исправить ошибки. Ничего страшного, если вы пропустите где-то запятую, но для некоторых собеседников большое количество ошибок может послужить тревожным звоночком для дальнейшего сотрудничества, поэтому следите за грамотностью и правописанием. Плюс, это поможет избежать нелепых ошибок, если например, вы скопировали письмо и забыли поменять адресата.

Вы задали вопрос коллеге, но пока он молчал, вам удалось его решить? Удалите сообщение для всех — это можно сделать в Телеграме и What’s App, если получатель еще не открывал письмо. Или напишите, что вопрос уже решен.

❎
— Скинешь данные по покупкам сегодня до 12:00?
— Лови
— Да я уже всё сам нашел

✅
— Скинешь данные по покупкам сегодня до 12:00?
— UPD: уже нашел!
— Супер!

Вам задали вопрос, а вы пока не можете ответить? Напишите об этом. Собеседник, зная это, либо пойдет решать проблему другим способом, либо дождется вас, и не будет додумывать, что вы его игнорируете.

❎ (Прочитано 3 часа назад)

✅ Прости, делаю срочную задачку, можешь напомнить после 16:00?

В почтовой переписке указывайте тему. Да, даже на ответах на письма.

❎ «Re: Re: Re…»

✅ Сотрудничество со студией стрижек и окрашивания

Проверяйте название файлов перед тем, как их отправить.

❎ Рекламная фигня для Илюхи

✅ Отчет по рекламе за май’23

Видеозвонки плотно вошли в нашу жизнь и пока не планируют исчезать: мы используем их для работы, учебы, дружеских встреч. И здесь тоже появляются новые правила приличия. Собрали несколько рекомендаций, которые помогут провести онлайн-встречу на ура.

В идеале выбрать тихое уединенное место, где никто не будет мешать вам и вы не потревожите разговорами окружающих. К тому же, будет обидно, если интересную беседу прервет шум кофемашины или громкая музыка. А с важными созвонамии — просто неловко.

И дело не в том, как вы выглядите — хотя на собеседовании или другой серьезной встрече лучше сменить пижаму на рубашку или однотонную футболку и не забыть надеть штаны. Дело в том, как вы себя чувствуете. Уютный кэжуал образ поможет расслабиться и чувствовать себя увереннее, а костюм — собраться перед продуктивной командной работой.

Обсудите на берегу, как вы хотите провести созвон. Включенное видео создает доверительный настрой и показывает, что все включены в беседу, но если вас смущает обстановка или барахлит камера, предупредите коллег или клиентов заранее.

Лайфхак: если дома вокруг вас беспорядок или не слишком эстетичная обстановка, то можете поставить виртуальный фон или размыть пространство за вами.

Всё еще! Установите аватар — так даже при выключенной камере люди будут видеть ваше лицо, а вы создадите эффект присутствия. И не забудьте про имя, так вас будет проще идентифицировать, особенно, на групповых звонках.

Перед созоном проверьте микрофон и камеру, достаточно ли у вас заряда на компьютере, установлена ли у собеседника программа для звонка, чтобы не тратить время общения на устранение технических неполадок.

Парадокс Zoom и других сервисов, что если вы смотрите на экран, то для собеседника это выглядит так, будто вы смотрите немного вниз или отводите взгляд. Либо начинаете залипать на свое собственное изображение. Поэтому периодически переводите взгляд на камеру — для этого можете повесить рядом стикер, который будет привлекать ваше внимание.

Если это групповой созвон и вы пока молчите, не забудьте выключить звук — так вы избежите ненужных шумов.

Мы всей командой ведём канал Random Coffee Talk, где делимся лайфхаками для построения отношений и нетворкинга, собственными историями о дружбе и честно рассказываем, как продвигаются дела у нашего проекта. Если вас интересуют темы дружеского общения и профессиональной этики, советуем почитать про то, как выстроить сильную корпоративную культуру на удалёнке, можно ли исправить первое впечатление и где проводить созвоны, кроме Zoom.